Niemand kann vorhersagen, wie lange wir weiter mit der angespannten Situation durch Corona zu kämpfen haben werden. Während mit der Entwicklung von digitalen Lösungen und Homeoffice-Arbeitsplätzen innerhalb von Unternehmen schon wichtige Schritte unternommen wurden, sind andere Punkte auf der Strecke geblieben. Hierzu gehören oft beispielsweise passende Lösungen für die Zeiterfassung oder Anwendungen für die einfache Personaleinsatzplanung.
Die Jonglage der Mitarbeiter kann sich für den Personalverantwortlichen schwierig gestalten. Die Kombination von Zeitarbeitern, Schichtarbeitern, Aushilfen und die Planung für verschiedene Aufgabenbereichen sowie auch die Urlaubsplanung, kann zum echten Zeitfresser werden. In Zeiten Homeoffice-Mitarbeitern hat sich der Arbeitsaufwand nicht gerade reduziert.
Planung in der Krise
Für die Planungssicherheit innerhalb von Unternehmen während der Pandemie wurde beschlossen das Kurzarbeitergeld bis Ende März 22 zu verlängern. So wird Arbeitnehmern und Unternehmen unter die Arme gegriffen und eine flexiblere Einsatzplanung der Beschäftigten ist möglich. Doch wie behält man bei den verschiedenen Arbeitszeiten, Leiharbeitern, Aushilfen, Homeoffice-Arbeitsplätzen und Kurzarbeit noch den Überblick?
Das Thema der Personaleinsatzplanung gestaltet sich besonders für größere Unternehmen oftmals schwierig, auch abseits der Extrem-Situation durch Corona. Um im eigenen Unternehmen bei den vielen Mitarbeitern nicht den Überblick zu verlieren und die Mitarbeiterverwaltung zu vereinfachen, können Software-Lösungen dem Personalverantwortlichen sehr viel Arbeit abnehmen.
Das Personalmanagement muss die Übersicht behalten und von Urlaubsanträgen über Krankmeldungen bis hin zu der Aufgabenplanung verschiedener Arbeitsschichten und Kurzarbeiter die verfügbare Arbeitskraft effizient planen. Um die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Personalkapazitäten richtig zu verwalten, sowie das Arbeitszeitmanagement zu optimieren helfen Anwendungen dem Verantwortlichen nicht den Überblick zu verlieren.
Kapazitäten verteilen und Lösungen finden
Der Personalverantwortliche muss aus dem Pool der verfügbaren Mitarbeiter verschiedene Bereiche abdecken, Arbeitszeiten und Ausfälle im Blick behalten und anschließend sorgfältig planen. Hierzu benötigt er eine Übersicht über die verfügbaren Kapazitäten, anstehenden Urlauben und beispielsweise die Schichtverteilung. Im digitalen Zeitalter helfen dabei Tools, beispielsweise edtime, um diese Aufgabe zu vereinfachen.
Um den bürokratischen Aufwand zu verringen werden mit Software-Lösungen für Zeiterfassung die Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Aufgaben dokumentiert und verwaltet. Mit Programmen zur digitalen Einsatzplanung lassen sich Aufgaben und Personal einfacher managen. Zudem erhält der Verantwortliche eine bessere Übersicht für die Personaleinsatzplanung.
Von Schichtplänen bis zum Anzeigen von Anwesenheit bzw. Nicht-Anwesenheit auf einer kalendarischen Ansicht und einer mobilen Stempeluhr beinhalten diese Anwendungen zahlreiche Lösungen für unterschiedliche Zwecke und Unternehmensgrößen. Die Personaleinsatzplanung wird vereinfacht und bietet dem Personalverantwortlichen viele Funktionen, die den bürokratischen Aufwand erheblich verringern können.
Sichere und Zielführende Personaleinsatzplanung
Unter dem großen Ziel des Datenschutzes der Mitarbeiter ist für Unternehmen natürlich auch die Sicherheit der vertraulichen Daten ein wichtiger und notwendiger Aspekt. Die erfassten Daten sollten daher entweder lokal gesichert oder auf Servern innerhalb der EU abgelegt werden. Je nach Umfang der Anwendung sollte außerdem ein Datenschutzbeauftragter einen Blick auf die Verarbeitung werfen.
Bevor sich die Verantwortlichen der Personaleinsatzplanung für eine Lösung entscheiden, sollten sie klare Ziele und Anforderungen an die Software festlegen. Die Anwendungen reichen von einfachen Zeiterfassungs-Tools bis hin zu komplexen Systemen mit Aufgabenmanagement, Mitarbeiterkommunikationstools, Planungslösungen und Exporten zur Lohnabrechnung.
In Zeiten von Homeoffice und Digitalisierung sind Cloud-Lösungen empfehlenswert. Sie ermöglichen sicheres und räumlich unabhängiges Arbeiten und sind daher besonders flexibel. Zum Teil wird nicht mal eine Software benötigt, die lokal auf dem Computer installiert werden muss. Die Web-Lösungen für die Personaleinsatzplanung lassen sich einfach im Browser ausführen
Zeit sparen und besser planen
Wer täglich eine größere Anzahl Mitarbeiter verwalten muss und Arbeitspläne erstellt ist mir einem Programm zur Personaleinsatzplanung gut beraten, um Zeit für wichtigere Dinge zu sparen. Die Systeme mit Urlaubsplanung, Mitarbeiterkommunikationstools und Aufgabenverteilung bieten außerdem eine gute Übersicht und vereinfachen den Arbeitsablauf. Das Ziel ist es, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, um die Zeit in anderen Themen investieren zu können.